Darf ein Arbeitgeber zu viel gezahlten Lohn zurückverlangen?
Ja, er darf grundsätzlich zu viel gezahltes Entgelt zurückfordern. Der Grund für die Überzahlung spielt keine Rolle: Es kommt nicht darauf an, ob er wegen eines Irrtums zu viel gezahlt hat oder der Arbeitnehmer ihn getäuscht hat, etwa in Bezug auf die Arbeitszeit.
Gibt es zeitliche Grenzen für die Rückforderung des Entgelts?
Es können Ausschlussfristen (hierzu haben wir einen weiteren Beitrag hier) in Betriebsvereinbarung oder Arbeits- oder Tarifvertrag bestimmt sein. Innerhalb dieser Frist muss der Arbeitgeber das zu viel gezahlte Entgelt zurückgefordert haben. Ansonsten erlischt sein Anspruch.
Ist eine solche Ausschlussfrist nicht vereinbart, gilt die normale gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Sie beginnt ab Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber zu viel bezahlt und seinen Fehler bemerkte. Beispiel: Überweist der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer im Jahr 2018 im August zu viel Lohn und erkennt diesen Fehler im Oktober 2018, verjährt der Anspruch zum Ende des Jahres 2021.
Früher als die Verjährung könnte daneben auch eine Verwirkung eintreten. Dann müsste zum Zeitablauf hinzukommen, dass die Umstände darauf hindeuten, dass der Arbeitgeber das Geld nicht zurück möchte. Dies wäre der Fall, wenn etwa der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auf eine mögliche Überzahlung anspricht und dieser entweder dennoch weiterhin überzahlt – oder sogar bekräftigt, es habe seine Richtigkeit. Dies wird eher eine Ausnahme sein, in der Regel wird der Arbeitnehmer eher nicht von sich aus den Arbeitgeber darauf ansprechen, dass er seines Erachtens zu viel Geld erhalten habe.
Spielt es eine Rolle, ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer wussten, dass zu viel gezahlt wurde?
Ja, das spielt eine Rolle. Der Arbeitgeber kann das zu viel Gezahlte nicht zurückzufordern, wenn er sich bewusst war, zu viel zu bezahlen. Ist ein anderer als der Arbeitgeber (etwa eine Buchhalterin, der Personalchef oder ein externes Lohnbüro) mit der Auszahlung des Arbeitsentgelts beauftragt, sieht es anders aus. Bezahlt diese Person zu viel Lohn und erkennt sie den Fehler, steht dem Arbeitgeber dennoch eine Rückforderung des Entgelts zu. Es kommt auf seine Kenntnis an. Erkennt hingegen der Arbeitnehmer, mehr Entgelt erhalten zu haben, als ihm zusteht, darf er es auch nicht ausgeben. Er muss es vielmehr zurückzahlen.
Außerdem verletzt der Arbeitnehmer seine Treuepflicht, wenn er dem Arbeitgeber den Fehler nicht meldet. Ihm droht unter Umständen sogar die Kündigung. Der Nachweis, dass der Arbeitnehmer den Fehler erkannt hat, ist bei gleichmäßigem Lohn einfacher als bei unregelmäßigem. Denn dann ist jede Abweichung nach oben ohne Grund eine Überzahlung. Bei schwankendem Lohn gelingt es meistens nur, wenn der Lohn ohne besonderen Grund erheblich abweicht. Wenn der Arbeitnehmer behauptet, den eingegangenen Lohn nicht jeden Monat zu überprüfen und deswegen die Überzahlung übersehen hat, ist es ebenfalls schwierig, ihm seine Kenntnis nachzuweisen.
Was ist aber, wenn ein Arbeitnehmer das erhaltene Arbeitsentgelt bereits ausgegeben hat?
Problematisch ist es, wenn der Arbeitnehmer nicht bemerkt, dass er fälschlicherweise zu viel Lohn erhalten hat und der Arbeitgeber mit einer Rückforderung des Entgelts ankommt. Unter Umständen ist das bereits ausgegebene Entgelt dann nicht mehr zurückzubezahlen. Hierbei kommt es darauf an, für was der Arbeitnehmer das Geld ausgegeben hat. Hat er den zu viel erhaltenen Lohn für Alltägliches, das seinem Lebensstandard entspricht, wie seine Miete, Lebensmittel und Kleidung, ausgegeben, muss er das Geld zurückbezahlen.
Nur wenn der Arbeitnehmer den zu viel gezahlten Lohn für besondere Luxusausgaben verwendet, die er sonst nicht getätigt hätte, ist der Lohn nicht zurückzubezahlen. Dies ist der Fall, wenn er sich einen besonders teuren Urlaub gönnte. Das gilt allerdings ausdrücklich nicht, wenn der Arbeitnehmer wusste, dass er zu viel Geld erhalten hat. Handelt es sich um eine geringfügige Überzahlung und verfügt der Arbeitnehmer nur über ein mittleres oder geringes Einkommen, wird zugunsten des Arbeitnehmers eine Entreicherung angenommen. Eine geringfügige Überzahlung liegt vor, wenn diese 10 % des zustehenden Betrages nicht übersteigt. Eine Rückforderung des Entgelts scheidet dann regelmäßig aus.
Wie sieht das steuerlich aus: Hat der Arbeitgeber die Möglichkeit zu viel gezahltes Entgelt als Netto- oder Bruttolohn zurückzufordern?
Das ist nicht einheitlich geregelt. Auf den zu viel bezahlten Nettolohn hat der Arbeitgeber bereits schließlich auch schon Steuern und Sozialabgaben geleistet. Es ist also in seinem Interesse, dies vom Arbeitnehmer erstattet zu bekommen. Würde andererseits der Arbeitnehmer den zu viel bezahlten Lohn als Bruttolohn zurückbezahlen müssen, dann würde er Steuern und Sozialabgaben darauf auch zurückzahlen. Im Endergebnis hätte er dann weniger Geld übrig, als wenn er seinen normalen Nettolohn in der richtigen Höhe erhalten hätte.
Daher wird es gerechterweise meist folgendermaßen gehandhabt: Der Arbeitgeber hat die Option den Nettolohn vom Arbeitnehmer zurückzufordern und sich die zu viel gezahlten Steuer und Sozialversicherungsbeiträge vom Finanzamt und Sozialversicherungsträger zurückholen.
In welcher Höhe darf der Arbeitgeber das zu viel gezahlte Entgelt zurückfordern? Und wie bekommt er es zurück?
Der Arbeitgeber hat die Option das zu viel gezahlte Entgelt in voller Höhe zu verlangen. Eine Ausnahme gilt allerdings, wenn der Arbeitgeber wie häufig den zu viel bezahlten Lohn dann einfach vom nächsten Lohn abzieht: Hier sind die Pfändungsfreigrenzen zu beachten, damit dem Arbeitnehmer ein Existenzminimum bleibt. Neben der genannten Möglichkeit, den zu viel bezahlten Betrag einfach mit dem nächsten Gehalt zu verrechnen, kann der Arbeitgeber auch gerichtlich vorgehen.
Ist solch eine Rückzahlung dann zu verzinsen?
Nein, Zinsen sind dem Arbeitgeber nicht zu zahlen.
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